Dossiers règlementaires : la fin des nuits blanches pour les cosméticiens

La fin des nuits blanches

Veeva et Industries Cosmétiques lancent un nouveau podcast consacré au travail quotidien des acteurs de l’industrie cosmétique. Résolument pratique et court, chaque épisode répond concrètement à une problématique rencontrée par les cosméticiens. Après un premier épisode consacré à la formation, place aux dossiers règlementaires.

Au programme aujourd’hui : les dossiers règlementaires pour les produits cosmétiques. Un sujet pas si aride qu’il n’y paraît…Le titre de notre émission est : la fin des nuits blanches. Alors, David Égée, comment concilier dossiers réglementaires et fin des nuits blanches ?

David Égée (1) : On parle de dossier règlementaire, donc en lien avec des autorités règlementaires. C’est donc important, et ça ne souffre pas les erreurs.

Ce qu’il faut savoir, c’est que pour commercialiser un produit cosmétique, il y a des déclarations, par des autorisations à faire ou obtenir des autorités compétentes. C’est vrai dans tous les pays ou groupes de pays comme l’Europe.

Pour chaque produit, et dans chaque pays, ces dossiers doivent être faits. Ces dossiers sont assez volumineux et peuvent parfois être complexes à constituer et les éléments viennent d’horizons diverses à des rythmes différents.

Bien sûr, ce ne sont pas les mêmes dossiers dans tous les pays.

Difficultés supplémentaires, la multiplicité des produits pour certaines marques, et l’accélération des plans marketing.

Il est donc difficile pour un responsable des affaires règlementaire de savoir :

• Quels sont les documents nécessaires pour tel produit (car ça va dépendre des pays de commercialisation) ?
• Quels sont les documents manquants ?
• Le niveau de validation chaque document ?
• Qui en est en charge ?
• Quels sont les priorités à traiter ?

Et c’est critique, puisque sans autorisation, vous ne pouvez pas commercialiser vos produits.

Vous qui avez l’habitude de travailler avec les équipes en charge des affaires réglementaires, comment les équipes s’organisent-elles habituellement ?

David Égée : Certaines ont fait le choix de solutions informatiques dédiées.

En réalité, dans de nombreuses entreprises, les évolutions permanentes de règlementation partout dans le monde, ou l’accélération des plans marketing, et la multiplication des produits a rendu la charge de travail insupportable.

Il existe des solutions permettant de traiter les données, les documents et les worklfows de communication, vérification, approbation, et soumission en toute conformité.

Ces solutions permettent en quelques clic et sur des tableaux de bord de savoir où on en est de telle ou telle validation de document ou de telle ou telle constitution de dossier.

Dans un système d’information où tout est informatisé, l’accès à l’information est indispensable. Comment les utilisateurs retrouvent-ils leurs documents ?

David Égée : Alors c’est justement le point fort de la solution. L’ensemble des informations et disponible à tout le monde en fonction de ses autorisations. C’est ce qu’on appelle le « single point of truth », le point unique de vérité.

Toutes les informations, documents ou workflows sont organisés de manière de telle sorte que quelle que soit la recherche ou le chemin suivi on trouve ce l’élément sans faute.

Par exemple, si un certificat est commun à plusieurs produits, projets ou autres, il n’est archivé qu’une seule fois bien sûr, mais évidemment il est accessible via le dossier produit ou projet.

Mais de la même manière, à partir du document ou de l’élément, on peut retrouver tous les produits, dossiers, ou projets auxquels il appartient.

En réalité, mais si l’interface pour l’utilisateur est informatique, il peut retrouver exactement la même organisation que celle qu’il avait par le passé avec des classeur papier. Il n’est pas perdu.

Passer à une solution informatisée représente un changement important pour les entreprises et les équipes dédiées et doit être bénéfique pour être accepté. Quel est le bénéfice utilisateur le plus important, celui que vous observez régulièrement ?

David Égée : Ils sont nombreux, mais je dirais la gestion des changements.

Un produit cosmétique est piloté par un projet. Et les source de changement sont nombreuses :

• Changement de règlementation, impactant les dossiers
• Reformulation, impactant également les dossiers règlementaires
• Modification de packaging…

Avec ces solutions informatiques, est devenu très facile d’identifier tous les impacts, ce qui va devoir être fait, par qui, et surtout quelles sont les étapes à suivre et le temps que cela va prendre.

Habituellement, la gestion des modifications, est génératrice de stress, et est source d’erreurs. Ici, tous les intervenants sont alertés automatiques, et la génération de tâches internes permet à chacun, de savoir immédiatement de ce qu’il a à faire et pour quand.

Comment convaincre son patron ou son financier de l’intérêt d’une telle solution ?

David Égée : Le premier est la qualité de vie au travail, la sérénité apportée dans les équipes affaires règlementaires de telles solutions est significative.

Sinon, et d’un point de vue plus économique, les délais de constitution des dossiers sont raccourcis et beaucoup mieux maîtrisés. C’est un élément essentiel pour réduire le délais de mise sur le marché des produits.

(1) Directeur de la stratégie en cosmétiques pour Veeva.